مایکروسافت شیرپوینت
مایکروسافت شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم همکاری و مدیریت اسناد است که توسط مایکروسافت توسعه یافته است. این پلتفرم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و اسناد خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند و به اشتراک بگذارند. برخی از ویژگی‌های کلیدی شیرپوینت عبارتند از:
- مدیریت اسناد: شیرپوینت امکان ذخیره، سازماندهی و بازیابی اسناد را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند اسناد را به اشتراک بگذارند و به صورت همزمان روی آن‌ها کار کنند.
- همکاری تیمی: با استفاده از شیرپوینت، تیم‌ها می‌توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند و پروژه‌ها را مدیریت کنند. این پلتفرم ابزارهای مختلفی برای مدیریت وظایف، تقویم‌ها و جلسات ارائه می‌دهد.
- پورتال‌های سازمانی: شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا پورتال‌های داخلی و خارجی ایجاد کنند که اطلاعات و منابع مختلف را به کاربران ارائه می‌دهند.
- جستجوی پیشرفته: شیرپوینت دارای قابلیت‌های جستجوی پیشرفته است که به کاربران کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند.
- یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت: شیرپوینت به خوبی با سایر محصولات مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵، تیمز و وان‌درایو یکپارچه می‌شود.
آموزش و مشاوره شیرپوینت SharePoint
این نرم افزار می‌تواند با ابزارهای مناسب به شما امکان ایجاد پرتال و نرم‌افزارهای تحت وب بدهد. به گونه ایی که بدون کدنویسی می‌توانید سایت سازمانی تحت وب تولید و در سازمان خود مستقر نمایید. نرم‌افزارهایی که خرید آن ها با هزینه‌های زیاد امکان‌پذیر است را می‌توانید با آموزش شیرپوینت با سادگی بیشتری ایجاد نمایید و آن‌ها را تغییر دهید. گزارش‌گیری، ارتباط با نرم افزارهای اداری، مالی و حسابداری، منابع انسانی و… از جمله امکاناتی است که می‌توانید با شیرپوینت آن را در سازمان خود پیاده‌سازی نموده و پشتیبانی کنید.
آموزش شیرپوینت از مفاهیم اولیه مانند آشنایی با رابط کاربری شروع می‌شود. کاربران باید با نحوه دسترسی به سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه‌ها آشنا شوند. در شیرپوینت، سایت‌ها می‌توانند به عنوان فضای کاری برای تیم‌ها یا پروژه‌ها عمل کنند. هر سایت شامل اجزایی مانند لیست‌ها، کتابخانه‌های مستندات، صفحات و وب‌پارت‌ها است که به کاربران اجازه می‌دهد اطلاعات را به راحتی مدیریت و به اشتراک بگذارند.
جریان‌های کاری (Workflows) نیز یکی از ابزارهای قدرتمند شیرپوینت هستند که به اتوماسیون فرآیندها کمک میکنند. با استفاده از جریان‌های کاری، کاربران می‌توانند مراحل مختلف یک فرآیند را تعریف کرده و وظایف را به صورت خودکار انجام دهند. این ویژگی به ویژه در مدیریت پروژه‌ها و فرآیندهای تجاری بسیار کاربردی است.
برای یادگیری شیرپوینت، منابع آموزشی متعددی وجود دارد. مایکروسافت دوره‌های آموزشی آنلاین را ارائه می‌دهد که شامل ویدئوها، مقالات و تمرینات عملی است. همچنین، وب‌سایت‌های آموزشی مستقل و کانال‌های یوتیوب نیز منابع مفیدی برای یادگیری این پلتفرم هستند. تمرین عملی و استفاده از شیرپوینت در پروژه‌های واقعی نیز می‌تواند به تسلط بیشتر بر این نرم‌افزار کمک کند.
شیرپوینت فارسی با تقویم شمسی
برای فارسی‌سازی شیرپوینت، می‌توانید از ابزارها و افزونه‌های مختلفی استفاده کنید که به شما کمک میکنند تا محیط کاربری شیرپوینت را به زبان فارسی تغییر دهید. این ابزارها معمولاً شامل ترجمه‌های آماده برای منوها، دکمه‌ها و پیام‌های سیستم هستند. همچنین، برخی از این ابزارها قابلیت‌های اضافی مانند تقویم شمسی و پشتیبانی از تاریخ‌های هجری شمسی را نیز فراهم میکنند.
یکی از روش‌های رایج برای فارسی‌سازی شیرپوینت، استفاده از بسته‌های زبان (Language Packs) است که توسط مایکروسافت ارائه می‌شوند. این بسته‌ها به شما امکان می‌دهند تا زبان رابط کاربری شیرپوینت را به فارسی تغییر دهید. برای نصب بسته زبان فارسی، می‌توانید به سایت مایکروسافت مراجعه کرده و بسته مورد نظر را دانلود و نصب کنید.
همچنین، برخی از شرکت‌ها و توسعه‌دهندگان مستقل نیز افزونه‌ها و ابزارهای فارسی‌سازی شیرپوینت را ارائه می‌دهند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. این افزونه‌ها معمولاً قابلیت‌های بیشتری نسبت به بسته‌های زبان رسمی دارند و ممکن است شامل ترجمه‌های بهتری باشند.
پشتیبانی و خدمات شیرپوینت SharePoint
پشتیبانی و خدمات شیرپوینت شرکت ما یکی از مراحل اصلی چرخه‌ی حیات محصولات و پل ارتباطی پایدار ما با مشتریان است. تلاش ما این است که بستر لازم برای استفاده‌ی جامع تر از راهکارها و امکانات نرم‌افزاری را برای مشتریان فراهم کنیم. علاوه بر خدمات پشتیبانی فنی سامانه های شیرپوینت، با بهره‌مندی از نسخه‌های به‌روز شده‌ی شیرپوینت، به هنگام ایجاد هرگونه تغییرو بروزرسانی نسخه های سامانه های ارائه شده به مشتریان، تنظیمات لازم برای هماهنگی با این تغییرات در سیستم‌های شما اعمال می‌شود و کارشناسان پشتیبانی شرکت ما برای انجام این تغییرات شمارا همراهی میکنند.
طراحی ظاهری شیرپوینت SharePoint
طراحی ظاهری شیرپوینت (SharePoint) به عنوان یک پلتفرم همکاری و مدیریت محتوا، می‌تواند تأثیر زیادی بر تجربه کاربری و کارایی آن داشته باشد. در ادامه به جنبه‌های مختلف طراحی ظاهری شیرپوینت اشاره می‌شود:
۱٫ قالب‌ها و تم‌ها
• قالب‌های قابل تنظیم: شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند که کاربران بتوانند از قالب‌های از پیش طراحی شده استفاده کنند یا قالب‌های خود را ایجاد نمایند. این امر به کاربران کمک می‌کند تا محیط کاربری خود را متناسب با نیازها و سلیقه‌های خود طراحی کنند.
• تم‌های رنگی: انتخاب رنگ‌های مناسب و هماهنگ می‌تواند به جذابیت بصری سایت کمک کند. شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند که تم‌های رنگی مختلفی برای صفحات انتخاب شود.
۲٫ ناوبری
• ناوبری ساده و کاربرپسند: طراحی نوار ناوبری باید به گونه‌ای باشد که کاربران بتوانند به راحتی به بخش‌های مختلف سایت دسترسی پیدا کنند. استفاده از منوهای کشویی و لینک‌های واضح می‌تواند در این زمینه مؤثر باشد.
• جستجوی پیشرفته: قرار دادن نوار جستجو در مکان‌های قابل مشاهده و آسان، به کاربران کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنند.
۳٫ چیدمان صفحات
• چیدمان انعطاف‌پذیر: استفاده از چیدمان‌های مختلف (ستون‌بندی، شبکه‌ای) به کاربران این امکان را می‌دهد که محتوا را به شیوه‌ای که می‌خواهند سازماندهی کنند.
• استفاده از وب‌پارت‌ها: وب‌پارت‌ها ابزارهای قدرتمندی هستند که به کاربران اجازه می‌دهند محتوا و اطلاعات مختلف را به راحتی در صفحات قرار دهند.
۴٫ عناصر بصری
• تصاویر و ویدئوها: استفاده از تصاویر با کیفیت و ویدئوها می‌تواند جذابیت بصری صفحات را افزایش دهد و اطلاعات را به شیوه‌ای جذاب‌تر ارائه کند.
• آیکون‌ها و نمادها: استفاده از آیکون‌های واضح و قابل فهم برای نمایش عملکردها و بخش‌های مختلف می‌تواند به کاربران کمک کند تا سریع‌تر با محیط کاربری آشنا شوند.
۵٫ تجربه کاربری (UX)
• طراحی واکنش‌گرا: با توجه به اینکه بسیاری از کاربران از دستگاه‌های مختلف (موبایل، تبلت، کامپیوتر) استفاده میکنند، طراحی باید به گونه‌ای باشد که در تمامی دستگاه‌ها به خوبی نمایش داده شود.
• بارگذاری سریع: بهینه‌سازی صفحات برای بارگذاری سریع‌تر می‌تواند تجربه کاربری را بهبود بخشد.
۶٫ سفارشی‌سازی
• قابلیت سفارشی‌سازی: شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند که کاربران بتوانند اجزای مختلف سایت را بر اساس نیازهای خاص خود سفارشی کنند. این شامل تغییرات در طراحی، محتوا و عملکرد است.
کنترل پروژه با شیرپوینت SharePoint
کنترل پروژه با استفاده از شیرپوینت (SharePoint) یکی از روش‌های مؤثر برای مدیریت و نظارت بر پروژه‌ها در سازمان‌ها است. شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری، ابزارهای متنوعی را برای برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت پروژه‌ها ارائه می‌دهد. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و روش‌های استفاده از شیرپوینت برای کنترل پروژه پرداخته می‌شود:
۱٫ ایجاد سایت پروژه
• سایت‌های پروژه: می‌توانید برای هر پروژه یک سایت مجزا در شیرپوینت ایجاد کنید. این سایت می‌تواند شامل مستندات، تقویم‌ها، وظایف، لیست‌ها و دیگر منابع مربوط به پروژه باشد.
۲٫ مدیریت وظایف
• لیست وظایف: با استفاده از لیست‌های وظایف در شیرپوینت، می‌توانید وظایف مختلف پروژه را تعریف کنید، مسئولین آن‌ها را مشخص کنید و زمان‌بندی انجام هر کدام را تعیین کنید.
• نظارت بر پیشرفت: با استفاده از وضعیت‌های مختلف (در حال انجام، تکمیل شده، معلق) می‌توانید پیشرفت کارها را پیگیری کنید.
۳٫ تقویم پروژه
• تقویم‌های مشترک: می‌توانید یک تقویم پروژه ایجاد کنید که شامل تاریخ‌های مهم، مهلت‌ها و جلسات باشد. این تقویم می‌تواند به همه اعضای تیم دسترسی داشته باشد.
۴٫ مستندسازی و ذخیره‌سازی اطلاعات
• کتابخانه‌های اسناد: با استفاده از کتابخانه‌های اسناد، می‌توانید مستندات پروژه را ذخیره کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. همچنین می‌توانید نسخه‌های مختلف مستندات را مدیریت کنید.
۵٫ گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل
• گزارش‌های سفارشی: با استفاده از ابزارهای گزارش‌گیری شیرپوینت، می‌توانید گزارش‌های مختلفی از پیشرفت پروژه، هزینه‌ها و منابع تهیه کنید.
• داشبوردهای مدیریتی: ایجاد داشبوردهای بصری که وضعیت کلی پروژه را نمایش دهند، می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.
۶٫ همکاری و ارتباطات
• نظرات و بحث‌ها: اعضای تیم می‌توانند نظرات خود را زیر مستندات یا وظایف بنویسند و بحث‌هایی را در مورد مسائل مختلف پروژه آغاز کنند.
• یکپارچگی با دیگر ابزارها: شیرپوینت می‌تواند با ابزارهای دیگری مانند مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) یا مایکروسافت پلنر (Microsoft Planner) یکپارچه شود تا همکاری تیمی را تسهیل کند.
۷٫ مدیریت ریسک
• لیست ریسک‌ها: می‌توانید لیستی از ریسک‌های احتمالی پروژه ایجاد کرده و برای هر کدام اقداماتی را تعیین کنید تا از وقوع آن‌ها جلوگیری شود.
۸٫ دسترس‌پذیری و امنیت
• کنترل دسترسی: شیرپوینت این امکان را فراهم می‌کند که دسترسی به اطلاعات پروژه را بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌ها تنظیم کنید تا اطمینان حاصل شود که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند.
مدیریت اسناد با شیرپوینت SharePoint
مدیریت اسناد با استفاده از شیرپوینت (SharePoint) یکی از قابلیت‌های کلیدی این پلتفرم است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثری اسناد و اطلاعات خود را ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارند. در ادامه به بررسی ویژگی‌ها و روش‌های مدیریت اسناد در شیرپوینت پرداخته می‌شود:
۱٫ کتابخانه‌های اسناد
• ایجاد کتابخانه‌های اسناد: در شیرپوینت می‌توانید کتابخانه‌های مختلفی برای ذخیره‌سازی انواع اسناد ایجاد کنید. هر کتابخانه می‌تواند شامل انواع مختلف فایل‌ها باشد، از جمله مستندات متنی، صفحات گسترده، تصاویر و غیره.
• سازماندهی اسناد: می‌توانید اسناد را با استفاده از پوشه‌ها، برچسب‌ها و متا دیتا (metadata) سازماندهی کنید تا دسترسی به آن‌ها آسان‌تر شود.
۲٫ کنترل نسخه
• مدیریت نسخه‌ها: شیرپوینت امکان کنترل نسخه را فراهم می‌کند، به این معنی که می‌توانید نسخه‌های مختلف یک سند را ذخیره کنید و به راحتی به نسخه‌های قبلی بازگردید. این ویژگی به جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات و تغییرات ناخواسته کمک می‌کند.
۳٫ جستجوی پیشرفته
• جستجوی سریع و مؤثر: با استفاده از قابلیت جستجوی شیرپوینت، می‌توانید به سرعت اسناد مورد نظر خود را پیدا کنید. این قابلیت شامل جستجو بر اساس متا دیتا، محتوا و حتی متن داخل فایل‌ها است.
۴٫ به اشتراک‌گذاری و همکاری
• به اشتراک‌گذاری اسناد: شیرپوینت امکان به اشتراک‌گذاری آسان اسناد با اعضای تیم یا دیگر کاربران را فراهم می‌کند. شما می‌توانید دسترسی‌ها را بر اساس نیاز تنظیم کنید و مشخص کنید که چه کسانی می‌توانند اسناد را مشاهده، ویرایش یا حذف کنند.
• همکاری در زمان واقعی: کاربران می‌توانند به طور همزمان بر روی یک سند کار کنند و تغییرات را به صورت زنده مشاهده کنند.
۵٫ نظارت و پیگیری تغییرات
• تاریخچه تغییرات: با استفاده از قابلیت‌های نظارتی شیرپوینت، می‌توانید تاریخچه تغییرات یک سند را مشاهده کنید و ببینید چه کسی چه تغییراتی را اعمال کرده است.
• نظرات و بازخوردها: کاربران می‌توانند نظرات و بازخوردهای خود را زیر اسناد بنویسند، که این امر موجب تسهیل فرآیند همکاری و تصمیم‌گیری می‌شود.
۶٫ استانداردسازی و فرآیندهای کاری
• ایجاد الگوها: شما می‌توانید الگوهای مستنداتی برای استفاده در پروژه‌های مختلف ایجاد کنید تا اطمینان حاصل شود که همه اسناد مطابق با استانداردهای سازمان هستند.
• فرآیندهای تأیید: شیرپوینت امکان تعریف فرآیندهای کاری (Workflows) برای تأیید و مرور اسناد را فراهم می‌کند، که این ویژگی به مدیریت بهتر کیفیت مستندات کمک می‌کند.
۷٫ امنیت و دسترسی
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش: شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد که دسترسی به اسناد را بر اساس نقش‌ها و مجوزهای کاربران تنظیم کنید تا اطمینان حاصل شود که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند.
۸٫ یکپارچگی با سایر ابزارها
• یکپارچگی با مایکروسافت آفیس: شیرپوینت به طور کامل با مجموعه مایکروسافت آفیس یکپارچه شده است، به طوری که کاربران می‌توانند مستندات را مستقیماً از داخل نرم‌افزارهای آفیس ذخیره و مدیریت کنند.
• یکپارچگی با ابزارهای دیگر: شیرپوینت همچنین می‌تواند با دیگر ابزارهای مدیریتی و ارتباطی مانند مایکروسافت تیمز (Teams) یکپارچه شود تا همکاری تیمی تسهیل گردد.